Regulamin

data opublikowania: 15.03.2019

data ostatniej aktualizacji 15.03.2019

I. Postanowienia ogólne

  1. Konferencja PTAQ Day One, zwana w dalszej części Regulaminu Konferencją , odbywa się w 30 marca 2019r. w Poznaniu.
  2. Organizatorem Konferencji są:
    - Robert Grześkowiak,
    - Sylwia Kopczyńska,
    - Aleksander Lipski,
    - Zbyszek Moćkun,
    - >Michał Slęzak
    - Politechnika Poznańska
  3. Stosownie do art. 26 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1), dalej: RODO, Strony (organizatorzy) uzgadniają że wszystkie strony są odpowiedzialne za wypełnianie obowiązków wynikających z RODO w pełnym zakresie.
  4. Stosownie do art. 26 ust. 3 RODO osoba, której dane dotyczą, może wykonywać przysługujące jej prawa wynikające z RODO, wobec każdego ze Współadministratorów.
  5. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia Uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.
  6. Uczestnikami Konferencji są osoby związane zawodowo z tematyką konferencji oraz przedstawiciele Sponsorów oraz Partnerów.
  7. Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje się pod adresem http://dayone.ptaq.org/, adres email do kontaktu: konferencja@ptaq.org

II. Zasady Uczestnictwa i odwołania Uczestnictwa

  1. Warunkiem udziału w konferencji jest:
    a. zgłoszenie Uczestnictwa w Konferencji wyłącznie za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego opublikowanego na stronie https://ptaqdayone.konfeo.com albo
    b. otrzymanie zaproszenia od Organizatora Konferencji..
  2. Uczestnik Konferencji to osoba, która:
     a. wygłosi prezentację na dany temat i jest zwana dalej prelegentem. Prelegent:
      i. zgłosił temat oraz został wybrany przez Organizatorów Konferencji,
      ii .uczestniczy w sesji wykładowej z własną prezentacją bądź prowadzi panel dyskusyjny lub warsztaty
     b. uczestniczy w sesji wykładowej, warsztatowej lub w panelu dyskusyjnym bez własnej prezentacji,
     c. jest w zespole wolontariuszy wspierających Organizatora w zadaniach związanych z organizacją Konferencji.
  3. Szczegółowe informacje dotyczące przebiegu rejestracji na Konferencję:
     a. warunkiem zgłoszenia chęci uczestnictwa w Konferencji jest dokonanie rejestracji we wskazanym przez Organizatora systemie;
     b. liczba miejsc na Konferencji jest ograniczona;
     c. rejestracja będzie polegać na wypełnieniu i przesłaniu formularza;
     d. szczegółowe daty rejestracji zostaną wskazane przez Organizatorów w oficjalnym serwisie internetowym i w innych kanałach w mediach społecznościowych.
  4. Zabrania się wszelkich działań powodujących lub mogących spowodować wprowadzenie w błąd Organizatora lub innych uczestników rejestracji, zakłócanie prawidłowości przebiegu rejestracji, lub naruszenie jej bezpieczeństwa. Działania takie będą skutkować natychmiastową dyskwalifikacją. Decyzję o dyskwalifikacji podejmuje Organizator.
  5. Każdy może wysłać zgłoszenie tylko raz. W przypadku uzasadnionego podejrzenia wielokrotnej rejestracji tej samej osoby, wszystkie wpisy zostaną usunięte przed weryfikacją zgłoszeń.
  6. Nie będzie możliwa zmiana danych lub odstąpienie biletu wskazanej osobie, a jedynie rezygnacja z uczestnictwa.
  7. Organizator ma prawo dowolnego wydłużenia czasu trwania rejestracji uczestników, w szczególności w przypadku tymczasowej awarii serwera
  8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości wyświetlenia pytań przez system rejestracyjny, w tym w szczególności w sytuacji nadmiernego obciążenia, awarii serwisu bądź innych nieprzewidywalnych okoliczności.
  9. Ocena przesłanych przez uczestników odpowiedzi nastąpi w procesie weryfikacji zgłoszeń przez Organizatora. Osoby, które otrzymają bilety zostaną o tym poinformowane za pośrednictwem poczty elektronicznej.
  10. Koszt pobytu i przejazdu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie
  11. Zabrania się uczestniczenia w Konferencji osobom pod wpływem alkoholu lub środków odurzających oraz ich spożywania w trakcie Konferencji.
  12. Organizator ma prawo nie dopuścić Uczestnika do udziału w Konferencji w przypadku, gdy zachodzi uzasadnione podejrzenie naruszania niniejszego Regulaminu lub zakłócania przebiegu Konferencji
  13. W dniu Konferencji każdy Uczestnik musi potwierdzić swoją obecność z ważnym dokumentem tożsamości potwierdzającym zgodność z danymi podanymi podczas rejestracji na Konferenc
  14. Uczestnik może zrezygnować z Uczestnictwa w Konferencji. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Konferencji następuje w formie wysłania wiadomości e-mail na adres konferencja@ptaq.org
  15. Osoby, które otrzymają bilety, a zrezygnują z udziału w konferencji i nie poinformują o tym Organizatora do jednego dnia przed konferencją do godziny 18:00 za pomocą wiadomości mailowej na adres: konferencja@ptaq.org nie będą miały możliwości uczestniczyć w kolejnej edycji Konferencji.
  16. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany prelegentów z przyczyn od niego niezależnych. Uczestnikowi nie przysługuje w takim przypadku prawo do odszkodowania ze strony Organizator
  17. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu Konferencji lub odwołania Konferencji z przyczyn od Niego niezależnych. Organizator nie pokrywa kosztów dodatkowych poniesionych przez Uczestnika w związku z Konferencją
  18. Poprzez akceptację niniejszego regulaminu każdy Uczestnik wyraża zgodę na utrwalenie lub wykorzystanie jego wizerunku oraz zarejestrowanych materiałach z jego udziałem.
  19. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystania wizerunku Uczestników do promocji kolejnych edycji Konferencj
  20. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystania danych kontaktowych w celach informacyjnych o tej i przyszłych Konferencjach.

III. Informacje o Partnerach i Sponsorach podczas konferencji

  1. Pomieszczenia przeznaczone pod powierzchnie wystawiennicze dla partnerów są oddzielone od pomieszczenia, w którym będą prowadzone wykłady.
  2. Partnerzy mogą prowadzić działania marketingowe podczas Konferencji
  3. Przebywanie Uczestników w miejscu przeznaczonym pod powierzchnie wystawiennicze jest dobrowolne.
  4. Organizator Konferencji nie ponosi odpowiedzialności za formę i instrumenty przekazu marketingowego, który kieruje partner do osób przebywających w pomieszczeniach przeznaczonych pod powierzchnie wystawiennicze.
  5. Firmy i osoby prywatne niezarejestrowane jako Partnerzy Konferencji nie mogą prowadzić działań marketingowych podczas Konferencji.

IV. Polityka prywatności

  1. Pojęcia:
     Użytkownicy – Podmioty, które spełniają warunki Regulaminu i dokonały akceptacji Regulaminu. Użytkownikami są Organizatorzy, Zespół Wolontariuszy, Prelegenci oraz każdy, kto zapisał (zarejestrował) się na Konferencję.
     Organizator – patrz par. 1 pkt 2 Regulaminu.
     RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
  2. Dane osobowe przetwarzane są przez Organizatora Konferencji jako Administratora danych Użytkowników, w zakresie danych podanych podczas Rejestracji na Konferencję. W razie pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych Użykownika oraz przysługujących mu praw, należy skontakować się z Administratorem mailowo na adres: konferencja@ptag.org lub z Inspektorem ochrony danych którym jest Piotr Otomański – iod@put.poznan.pl.
  3. Dane osobowe Użytkowników przetwarzane są w następujących celach i w zakresie:
     a. Usługi związane z rejestracją na Konferencję
      i. Cel. Dane osobowe przetwarzane są w celu świadczenia usługi rejestracji na Konferencję.
      ii. Zakres danych. W tym celu przetwarzamy dane osobowe (imię i nazwisko oraz adres e-mail) w celu wykonania usługi tj. rejestracji na Konferencję, bądź rejestracji oraz wysłanie biletu na podany adres e-mail
      iii. Podstawa prawna. Niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
     b. Usługi związane z rejestracją na Konferencję
      i. Cel. Ustalenie, dochodzenie i egzekucja roszczeń.
      ii. Zakres danych. W tym celu możemy przetwarzać niektóre dane osobowe podane przez Użytkowników podczas rejestracji na Konferencję, takie jak: imię, nazwisko, e-mail, inne dane niezbędne do udowodnienia istnienia roszczenia, w tym rozmiarów poniesionej szkody.
      iii. Podstawa prawna. Nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ustaleniu, dochodzeniu i egzekucji roszczeń oraz na obronie przed roszczeniami w postępowaniu przed sądami i innymi organami państwowymi.
     c. Rozpatrywanie skarg i wniosków, odpowiedzi na pytania
      i. Cel. Rozpatrywanie skarg i wniosków, odpowiedzi na pytania
      ii. Zakres danych. W tym celu możemy przetwarzać niektóre dane osobowe podane przez Użytkowników podczas rejestracji na Konferencję lub zaproszenia na Konferencję, jak również dane dotyczące korzystania z naszych usług, będących przyczyną skargi lub wniosku, dane zawarte w dokumentach załączonych do skargi lub wniosku.
      iii. Podstawa prawna. Nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na poprawie funkcjonalności usług świadczonych drogą elektroniczną oraz na budowaniu pozytywnych relacji z Użytkownikami, opartych na rzetelności i lojalności.
     d. Badanie satysfakcji Użytkownika
      i. Cel. Badanie satysfakcji Użytkownika w celu podniesienia jakości świadczonych przez Organizatora usług.
      ii. Zakres danych. W tym celu przetwarzamy dane osobowe Użytkowników obejmujące: adres e-mail, odpowiedzi na przygotowane pytania, zawarte w ankietach i formularzach wykorzystywanych do badania satysfakcji, sugestii nowych funkcjonalności itp.
      iii. Podstawa prawna. Nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na poprawie funkcjonalności usług świadczonych drogą elektroniczną oraz dokonaniu oceny satysfakcji ze świadczonych przez nas usług.
  4. W przypadku, gdy osoba zarejestruje się na Konferencję, przetwarzamy jej dane osobowe. Dostęp do danych mają Organizatorzy Konfere
  5. Dane osobowe Użytkowników przekazywane są do następujących kategorii odbiorców:
     a. Podmioty przetwarzające. Organizator korzysta z dostawców, którzy przetwarzają dane osobowe wyłącznie na jego polecenie. Świadczą oni usługę hostingu, dostarczają systemy do marketingu online, do wyświetlania powiadomień web push, do wysyłki wiadomości email, do analizy ruchu na stronie oraz w social media, do analizy skuteczności kampanii marketingowych, jak również wspierają realizację określonych funkcjonalności dla każdego Konferencję.
     b. Lokalizacja. Dostawcy Organizatora mają siedzibę głównie w Polsce i w innych krajach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), np. w Niemczech. Niektórzy spośród dostawców mają siedzibę poza terytorium EOG. W związku z przekazaniem danych poza terytorium EOG zadbano, aby dostawcy dawali gwarancję wysokiego stopnia ochrony danych osobowych. Gwarancje te wynikają w szczególności ze zobowiązania do stosowania standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję (UE) lub uczestnictwa w programie „Tarcza Prywatności” ustanowionym na mocy decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2016/1250 z dnia 12 lipca 2016 r. w sprawie adekwatności ochrony zapewnianej przez Tarczę Prywatności UE-USA
     c. Organy państwowe. Udostępniamy dane osobowe Użytkowników, jeżeli zwrócą się do nas o to uprawnione organy państwowe, w szczególności jednostki organizacyjne prokuratury, Policja, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów lub Prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej.
  6. Dane osobowe przechowywane są przez okres organizacji Konferencji oraz kolejnych jej edycji.
  7. Organizator zapewnia realizację uprawnień wskazanych poniżej poprzez zgłoszenie żądania na konferencja@ptaq.org
     a. Prawo do cofnięcia zgody Użytkownik prawo do cofnięcia każdej zgody, jakiej udzielił w momencie rejestracji na Konferencję. Cofnięcie zgody ma skutek od momentu wycofania zgody. Cofnięcie zgody nie wpływa na przetwarzanie dokonywane przez Organizatora zgodnie z prawem przed jej cofnięciem. Cofnięcie zgody nie pociąga za sobą żadnych negatywnych konsekwencji. Może jednak uniemożliwić uczestniczenie Użytkownikowi w Konferencji.
     Podstawa prawna: art. 7 ust. 3 RODO
     b. Prawo do sprzeciwu wobec wykorzystania danych Użytkownik ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec wykorzystania jego danych osobowych. Jeżeli jego sprzeciw okaże się zasadny i Organizator nie będzie miał innej podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych Użytkownika, Organizator usunie jego dane wobec wykorzystania których wniósł sprzeciw.
     Podstawa prawna: art. 21 RODO
     c. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) Użytkownik ma prawo do żądania usunięcia wszystkich lub niektórych danych osobowych. Żądanie usunięcia wszystkich danych osobowych Organizator będzie traktować jako żądanie usunięcia uczestnictwa w Konferencji. Użytkownik ma prawo żądania usunięcia danych osobowych, jeżeli:
      i. wycofał określoną zgodę, w zakresie w jakim dane osobowe były przetwarzane w oparciu o jego zgodę;
      ii. jego dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były przetwarzane;
      iii. Użytkownik wniósł sprzeciw wobec wykorzystywania jego danych w celach marketingowych;
      iiii. Użytkownik wniósł sprzeciw wobec wykorzystywania jego danych w celu prowadzenia statystyk zgłoszeń na konferencję, a sprzeciw został uznany za zasadny;
      iiiii. dane osobowe Użytkownika są przetwarzane niezgodnie z prawem. Pomimo żądania usunięcia danych osobowych, w związku z wniesieniem sprzeciwu lub wycofaniem zgody, Organizator może zachować pewne dane osobowe w zakresie niezbędnym do celów ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Dotyczy to w szczególności danych osobowych obejmujących: imię, nazwisko, adres e-mail, historię zapisów, które to dane zachowywane są dla celów rozpatrywania skarg oraz roszczeń związanych z korzystaniem z usług świadczonych przez Organizatora.
     Podstawa prawna: art. 18 RODO
     d. Prawo dostępu do danych Użytkownik ma prawo uzyskać od potwierdzenie, czy Organizator przetwarza jego dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce, ma prawo:
      i. uzyskać dostęp do swoich danych osobowych;
      ii. uzyskać informacje o celach przetwarzania, kategoriach przetwarzanych danych osobowych, o odbiorcach lub kategoriach odbiorców tych danych, planowanym okresie przechowywania tych danych lub o kryteriach ustalania tego okresu, o prawach przysługujących Użytkownikowi na mocy RODO oraz o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego, o źródle tych danych, o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu oraz o zabezpieczeniach stosowanych w związku z przekazaniem tych danych poza Unię Europejską;
      iii. uzyskać kopię swoich danych osobowych.
     Podstawa prawna: art. 15 RODO
     e. Użytkownik ma prawo do sprostowania i uzupełnienia podanych przez siebie danych osobowych. Może tego dokonać przez przesłanie informacji na adres konferencja@ptaq.org. W odniesieniu do pozostałych danych osobowych ma prawo żądać od Organizatora sprostowania tych danych (jeżeli są nieprawidłowe) oraz ich uzupełnienia (jeżeli są niekompletne).
     Podstawa prawna: art. 16 RODO
     f. Prawo do przenoszenia danych Użytkownik masz prawo otrzymać swoje dane osobowe, które dostarczył Organizatorowi, a następnie przesłać je do innego, wybranego przez siebie, administratora danych osobowych. Użytkownik ma również prawo żądać, by dane osobowe zostały przesłane przez Organizatora bezpośrednio innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe. Dane osobowe Użytkownika Organizator wyśle w postaci pliku w formacie csv. Format csv jest formatem powszechnie używanym, nadającym się do odczytu maszynowego i pozwalającym na przesłanie otrzymanych danych do innego administratora danych osobowych.
     Podstawa prawna: art. 20 RODO
     g. Czas spełniania zgłoszeń Jeżeli, w wykonaniu wymienionych powyżej uprawnień, Użytkownik występuje do Organizatora z żądaniem, Organizator spełnia to żądanie albo odmawia jego spełnienia niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu miesiąca po jego otrzymaniu. Jeżeli jednak – z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań – Organizator nie będzie mógł spełnić żądania Użytkownika w ciągu miesiąca, spełni je w ciągu kolejnych dwóch miesięcy informując Użytkownika uprzednio o zamierzonym przedłużeniu terminu.
     h. Zgłaszanie skarg, zapytań i wniosków Użytkownik może zgłaszać do Organizatora skargi, zapytania i wnioski dotyczące przetwarzania jego danych osobowych oraz realizacji przysługujących mu uprawnień. Jeżeli Użytkownik uważa, że jego prawo do ochrony danych osobowych lub inne prawa przyznane mu na mocy RODO zostały naruszone, ma prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowy

V. Postanowienia końcowe

  1. Niniejszy Regulamin Konferencji dostępny jest do wglądu na stronie internetowej http://dayone.ptaq.org/.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany treści niniejszego Regulaminu. do do momentu rozpoczęcia Konferencji. Zmiany te obowiązują od momentu opublikowania ich na oficjalnej stronie internetowej Konferencji.
  3. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od Organizatora, Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z uczestnictwem w Konferencji, jak i kosztów usług dodatkowych zleconych Organizatorowi przez Uczestników Konferencji.
  4. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu Uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
  5. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego ze strony internetowej konferencji, oznacza akceptację przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.
  6. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilneg
  7. Zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r., poz. 1000 ze zm.) oraz Rozporządzeniem RODO Organizator konferencji nie przekazuje, nie sprzedaje i nie użycza zgromadzonych danych osobowych Uczestników, Prelegentów oraz Partnerów innym osobom lub instytucjom. Dane osobowe podane przez Uczestnika (imię i nazwisko, adres e-mailowy) traktowane są jako informacje poufne i służą tylko i wyłącznie do celów komunikacji pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorami konferencji.
  8. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
  9. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy pozostawione w szatni.

Switch to English version